Normativa – documentazione

Il ritorno al regime ordinario del Lavoro Agile comporta, tra l’altro, la necessità di attivare lo Smart Working tramite la sottoscrizione di un accordo individuale, così come previsto dall’art. 18, della Legge 22 maggio 2017, n. 81. Secondo quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 l’accordo individuale di cui all’articolo 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, deve definire, almeno: 1) gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità di Smart Working; 2) le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità; 3) le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità Smart Working. Inoltre, secondo quanto previsto dalle Linee Guida del 30 novembre 2021, l’accordo individuale di cui all’articolo 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali: a) durata dell’accordo, avendo presente che lo stesso può essere a termine o a tempo indeterminato; b) modalità di svolgimento della prestazione lavorativa fuori dalla sede abituale di lavoro, con specifica indicazione delle giornate di lavoro da svolgere in sede e di quelle da svolgere a distanza; c) modalità di recesso, che deve avvenire con un termine non inferiore a 30 giorni salve le ipotesi previste dall'art. 19 della legge n. 81/2017; d) ipotesi di giustificato motivo di recesso; e) tempi di riposo del lavoratore che, su base giornaliera o settimanale, non potranno essere inferiori a quelli previsti per i lavoratori in presenza nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro; g) modalità di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all'esterno dei locali dell'amministrazione nel rispetto di quanto disposto dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i. Va ricordato che quindi, ad oggi, è necessario rispettare quanto previsto dall’art. 23, comma 1, Legge 22 maggio 2017, n. 81 - a cui il regime semplificato emergenziale aveva derogato - che prevede che l’accordo individuale (e le sue eventuali modificazioni) venga comunicato ed allegato telematicamente attraverso la procedura online per l’invio della comunicazione, disponibile sul portale Cliclavoro. Durante la compilazione online del modello dovranno essere indicati i dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di Lavoro Agile (tempo determinato o indeterminato) e della sua durata. Resta inteso che le Amministrazioni Pubbliche potranno, inoltre, effettuare la comunicazione in forma massiva qualora sottoscrivano un numero elevato di accordi individuali.

Nelle more della definizione degli istituti del rapporto di lavoro connessi allo Smart Working da parte della contrattazione collettiva e della definizione delle modalità e degli obiettivi dello Smart Working da definirsi ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera c), del Decreto Legge 9 giugno 2021, n. 80, convertito, con modificazioni dalla Legge 6 agosto 2021, n. 113, nell’ambito del Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO), l’accesso al Lavoro Agile potrà essere autorizzato nel rispetto delle seguenti condizionalità: a) lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile non deve in alcun modo pregiudicare o ridurre la fruizione dei servizi resi all’amministrazione a favore degli utenti; b) l’amministrazione deve garantire un’adeguata rotazione del personale che può prestare lavoro in modalità agile, dovendo essere prevalente, per ciascun lavoratore, l’esecuzione della prestazione in presenza; c) l’amministrazione mette in atto ogni adempimento al fine di dotarsi di una piattaforma digitale o di un cloud o comunque di strumenti tecnologici idonei a garantire la più assoluta riservatezza dei dati e delle informazioni che vengono trattate dal lavoratore nello svolgimento della prestazione in modalità agile; d) l’amministrazione deve aver previsto un piano di smaltimento del lavoro arretrato, ove sia stato accumulato; e) l’amministrazione, inoltre, mette in atto ogni adempimento al fine di fornire al personale dipendente apparati digitali e tecnologici adeguati alla prestazione di lavoro richiesta; f) l’accordo individuale di cui all’art. 18, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, deve definire, almeno: 1) gli specifici obiettivi della prestazione resa in modalità agile, 2) le modalità e i tempi di esecuzione della prestazione e della disconnessione del lavoratore dagli apparati di lavoro, nonché eventuali fasce di contattabilità, 3) le modalità e i criteri di misurazione della prestazione medesima, anche ai fini del proseguimento della modalità della prestazione lavorativa in modalità agile; g) le amministrazioni assicurano il prevalente svolgimento in presenza della prestazione lavorativa dei soggetti titolari di funzioni di coordinamento e controllo dei dirigenti e dei responsabili dei procedimenti amministrativi; h) le amministrazioni prevedono, ove le misure di carattere sanitario lo richiedano, la rotazione del personale impiegato in presenza, nel rispetto di quanto stabilito dal presente articolo. Alla luce di quanto sopra le Amministrazioni Pubbliche hanno potuto legittimamente continuare ad applicare i predetti accordi individuali semplificati, qualora esistenti, fino alla data del 31 dicembre 2021. A partire dal 1° gennaio 2022, invece, per l’attivazione (o la prosecuzione) del Lavoro Agile è obbligatoria la sottoscrizione di accordi individuali “ordinari” ai sensi dell’art.18, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, fatto salvo comunque il rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 e dalle Linee Guida del 30 novembre 2021.

Il DPCM 23 settembre 2021 ha disposto che “A decorrere dal 15 ottobre 2021 la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, è quella svolta in presenza”, dovendo essere garantita, a partire dalla predetta data del 15 ottobre 2021, la presenza in servizio del personale preposto alle attività di sportello e di ricevimento degli utenti (front-office) e dei settori preposti alla erogazione di servizi all’utenza (back-office), anche attraverso la flessibilità degli orari di sportello e di ricevimento dell’utenza. Il completamento del predetto rientro, previsto entro il 30 ottobre 2021, dovrebbe essere, ad oggi, integralmente avvenuto.

Secondo quanto previsto dall’art. 14, Legge 7 agosto 2015, n. 124, lo Smart Working deve essere garantito ad almeno il 15% della popolazione della singola Amministrazione (fatta salva la possibilità di prevedere percentuali più elevate), se compatibile con le mansioni svolte e qualora ne venga fatta richiesta volontaria, nel rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021. Le Linee Guida del 30 novembre 2021, inoltre, pur prevedendo che lo Smart Working debba essere consentito a tutti i lavoratori e le lavoratrici, a prescindere dalla durata del contratto (indeterminato o determinato) e dalla tipologia di orario di lavoro (full-time o part-time), con esclusione unicamente di coloro che lavorano in turno e coloro che utilizzano strumentazioni non remotizzabili, precisano che debba comunque essere assicurata “la prevalenza per ciascun lavoratore del lavoro in presenza”; in altre parole, ciascun dipendente pubblico potrà lavorare in Smart Working per un massimo del 49% del suo orario di lavoro. Sul punto, la Circolare del 5 gennaio 2022 firmata dal Ministro della Pubblica Amministrazione e dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali ricorda che ogni Amministrazione può programmare il Lavoro Agile con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, tenuto conto che la prevalenza del lavoro in presenza indicata nelle Linee Guida del 30 novembre 2021 potrà essere raggiunta anche nella media della programmazione plurimensile.

Sì, ma nel rispetto delle condizionalità previste dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021. Il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) di ciascuna Amministrazione, introdotto dal Decreto Legge n. 80/2021, è un documento destinato a contenere, tra le altre cose, il piano organizzativo del Lavoro Agile (POLA) e che fornirà a ciascuna Amministrazione uno strumento di semplificazione e di pianificazione delle attività e delle strategie da porre in essere; il termine per l’adozione in sede di prima applicazione del PIAO, inizialmente previsto per il 31 gennaio 2022, è stato prorogato (dal Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228, c.d. “Milleproroghe 2022”) al 30 aprile 2022.

Sì, in presenza di una pianificazione post emergenziale, che dovrà comunque essere ridefinita nel PIAO, e nel rispetto di tutte le condizionalità previste dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, il ricorso allo Smart Working non può ritenersi escluso.

Il DM 8 ottobre 2021, sul quale il Comitato tecnico-scientifico (c.d. “Cts”) si è espresso favorevolmente nella seduta del 5 ottobre 2021, si applica nel rispetto delle misure minime vigenti di carattere sanitario, coerenti con le autorizzazioni alle riaperture di volta in volta previste nei provvedimenti del Cts.

Lo Smart Working è uno strumento di carattere organizzativo ed una modalità di rendere la prestazione di lavoro, pertanto, non è consentito i utilizzarlo al mero fine di eludere l’obbligo di legge che prevede il possesso e l’esibizione del Green Pass “base” (per i lavoratori con età inferiore ai 50 anni, fino alla fine dello stato di emergenza) ovvero “rafforzato” (quest’ultimo unicamente a partire dal 15 febbraio 2022 e fino al 15 giugno 2022 ed esclusivamente per i lavoratori dai 50 anni di età in su) quali condizioni necessarie per l’accesso al luogo di lavoro. Pertanto, il lavoratore che, al momento dell’accesso al luogo di lavoro, dichiari di non possedere il Green Pass “base” o “rafforzato” (a seconda del periodo e della fascia d’età di riferimento) o di non essere in grado di esibirlo, deve essere considerato assente ingiustificato e non può in alcun modo essere adibito allo Smart Working.

Dal riconoscimento, debitamente certificato, dell’esenzione dalla campagna vaccinale e, pertanto, dall’obbligo di possedere ed esibire il Green Pass (“base” o “rafforzato”, a seconda del periodo e della fascia d’età di riferimento), non deriva necessariamente il diritto del lavoratore “esente” di lavorare in Smart Working, a meno che non ricorrano altresì le condizioni indicate al successivo punto 11. Resta comunque ferma la possibilità per i lavoratori considerati “esenti” di richiedere di lavorare in Smart Working, nel rispetto delle condizionalità previste dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, ovvero di accedere agli uffici e lavorare in presenza, nel rispetto delle norme in materia di contenimento del rischio di contagio da Covid19..

Fino alla cessazione dello stato di emergenza per rischio sanitario sul territorio nazionale legato al Covid-19, hanno diritto a svolgere la propria attività lavorativa in Smart Working, a condizione che tale modalità di lavoro sia compatibile con le caratteristiche delle mansioni svolte, le seguenti categorie di lavoratori: lavoratori disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare una persona con disabilità (art. 39, comma 1, D.L. 18/2020); lavoratori immunodepressi e relativi familiari conviventi (art. 39, comma 2-bis, D.L. 18/2020). In aggiunta a quanto sopra, il medico competente potrebbe riconoscere l’opportunità di svolgere la propria attività lavorativa in Smart Working ai seguenti lavoratori: lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio e dunque rientranti nel regime di “sorveglianza sanitaria straordinaria” (art. 83, co. 1, D.L. 34/2020) in ragione di: – età; – condizione di rischio derivante da immuno-depressione, da esiti di patologie oncologiche o dallo svolgimento di terapie salvavita. In questi casi, infatti, come richiamato dalle note Direz. Centrale INAIL prot. 10962 del 5 luglio 2021 e Direz. Centrale INAIL prot. 14972 del 29 settembre 2020,il medico competente, tra le soluzioni adottabili ai fini della tutela della salute dei soggetti sottoposti a “sorveglianza sanitaria straordinaria”, può suggerire “l’osservanza delle misure di sicurezza, eventualmente più restrittive, particolarmente volte ad evitare la rischiosa compresenza nell’ambito dei locali di lavoro, oltre che la limitazione della presenza a determinate giornate da individuarsi concordemente nell’arco settimanale o mensile”.In sostanza quindi, in tali situazioni, non si tratterebbe di un vero e proprio diritto allo Smart Working discendente direttamente dalla legge, bensì indirettamente previsto da quest’ultima ed applicabile sulla base delle valutazioni e delle determinazioni del medico competente.

Per i “lavoratori fragili” (ai sensi dell’art. 26, D.L. n. 18/2020, conv. in L. 27/2020, come modificato dall’art. 15 del D.L. 41/2021 convertito in L. 69/2021), fino al 28 febbraio 2022, permane il diritto a svolgere la prestazione lavorativa in Smart Working, anche attraverso l’adibizione a diversa mansione ricompresa nella medesima categoria o area di inquadramento, come definite dai contratti collettivi vigenti, o attraverso lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale. Il decreto del Ministro della Salute, adottato in data 3 febbraio 2022, di concerto con i Ministri del Lavoro e delle Politiche Sociali e per la Pubblica Amministrazione, ha individuato le patologie croniche con scarso compenso clinico e con particolare connotazione di gravità, in presenza delle quali, fino al 28 febbraio 2022, si può applicare quanto sopra previsto. Qui [https://www.trovanorme.salute.gov.it/norme/renderNormsanPdf?anno=2022&codLeg=85655&parte=1%20&serie=null] il link per accedere al testo del predetto decreto.

Il DM 8 ottobre 2021 sul ritorno in presenza disciplina anche le modalità di svolgimento dello Smart Working. La norma di proroga consente al lavoratore fragile di usufruirne, ma questo non solleva l’Amministrazione dal rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021.

Il ricorso allo Smart Working è consentito nei limiti della disciplina vigente e di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 e dalle Linee Guida del 30 novembre 2021. Resta inteso che, laddove non fosse possibile adibire allo Smart Working il genitore-dipendente, quest’ultimo potrà beneficiare del “Congedo parentale SARS CoV-2” per la cura dei figli conviventi minori di 14 anni affetti dal Covid-19, in quarantena precauzionale da contatto o con attività didattica o educativa in presenza sospesa ovvero, senza limiti di età e indipendentemente dalla convivenza, per la cura di figli con disabilità in situazione di gravità accertata; la possibilità di fruire del predetto “Congedo parentale SARS CoV-2” è infatti stata prorogata al 31 marzo 2022 come ribadito dall’INPS con Messaggio 8 gennaio 2022, n. 74, l’INPS (fatta salva l’applicazione della Circolare INPS 17 dicembre 2021, n. 189).

In caso di quarantena precauzionale da contatto, il lavoratore potrà, laddove possibile e nel rispetto di quanto previsto dal DM 8 ottobre 2021 e delle Linee Guida del 30 novembre 2021, essere adibito allo Smart Working. Diversamente, atteso che dal 1° gennaio 2022 la quarantena preventiva da contatto del lavoratore non è più equiparabile alla malattia e, dunque, non è più riconosciuta ed indennizzata dall'INPS, il lavoratore non potrà far altro che avvalersi di giorni di ferie o di permessi. Nei casi, invece, di isolamento del lavoratore per positività al Covid-19 supportata da adeguata certificazione medica, la prestazione lavorativa è sospesa per malattia e che non sarà possibile svolgerla neanche in modalità di Smart Working.