In questi giorni sono molte le domande che arrivano alla posta e attraverso i canali social del progetto "Lavoro Agile per il Futuro della Pa" riguardanti l'attuazione del lavoro agile nella pubblica amministrazione in ottemperanza alle nuove norme per il contenimento dell'epidemia da Covid-19. .
I e le consulenti del progetto stanno rispondendo ad ognuna: in questa questa pagina trovate le risposte più rilevanti.
(ultimo aggiornamento 13 maggio 2020)
1) In emergenza COVID 19, cosa prevede la normativa qualora i lavoratori non potessero godere di: ferie, permessi, congedi, ecc. e nei luoghi di lavoro si rendesse necessario provvedere alla sanificazione degli ambienti?
Qualora le lavoratrici e i lavoratori non dovessero poter godere di ferie, permessi, congedi, banca delle ore, o altri istituti analoghi, l’amministrazione potrà pretendere che la prestazione lavorativa venga eseguita in modalità agile, ovviamente nella sola forma che si sta attuando in questo periodo emergenziale, ossia in home working. Rimane fermo ovviamente che i medesimi o le medesime svolgono delle mansioni che consentano lo smart working.
2) Il Lavoro Agile può quindi essere imposto dal datore di lavoro?
In base alla disciplina ordinaria il lavoro agile non può essere imposto dal datore di lavoro, ma in questo periodo emergenziale, può esserlo. Si consideri inoltre che il lavoro agile sino al termine dell’emergenza da COVID-19 è la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa all’interno della Pubblica amministrazione, in base a quanto indicato dalla Direttiva della Funzione Pubblica 12 marzo 2020 n. 2, e poi normato all’art. 87 del D.L. n. 18/2020, il cosiddetto Cura Italia.
3) Nel caso di adozione del Lavoro Agile, in seguito all’emergenza COVID 19, sono previsti a carico del datore di lavoro particolari obblighi di informazione all’INAIL?
No, non vi è l’obbligo di alcuna comunicazione all’INAIL relativamente all’attuazione del lavoro agile in seguito dell’emergenza COVID 19.
4) In emergenza COVID 19 a quali obblighi/adempimenti è tenuta ad ottemperare l’Amministrazione?
In virtù di quanto previsto dall’art. 87 del D.L. n. 18/2020, anche noto come Cura Italia, l’Amministrazione può attivare il lavoro agile prescindendo dagli accordi individuali e dagli obblighi informativi di cui agli articoli da 18 a 23 della legge n. 81/2017, ma ovviamente non vi è deroga in termini di tutela della salute e sicurezza, per cui l’amministrazione è tenuta ai fornire ai dipendenti un’adeguata informazione in merito. In questa fase per quanto attiene all’informativa sulla sicurezza sussiste una procedura semplificata, per cui la medesima può essere inviata anche in via telematica. Infine viene previsto dall’art. 9 della Direttiva della Funzione Pubblica n. 2 del 2020 che le amministrazioni comunichino tempestivamente al Dipartimento della funzione pubblica a mezzo PEC, al seguente indirizzo: protocollo_dfp@mailbox.governo.it , le misure poste in essere in attuazione della direttiva, con particolare riferimento alle modalità organizzative adottate per il ricorso al lavoro agile.
5) Può quindi essere attivato il lavoro agile con strumenti e attrezzature del dipendente? e qualora la lavoratrice o il lavoratore non ne dispongano?
Il lavoro agile a prescindere da quanto disposto dai decreti emanati in questo periodo emergenziale, può essere attivato anche se gli strumenti e le attrezzature sono della dipendente o del dipendente, avendo riguardo però a quelli che possono essere i profili legati alla tutela della privacy e alla riservatezza dei dati (si veda sul punto anche quanto previsto dall’art. 87, comma 2, del D.L. n. 18/2020). Peraltro la Direttiva della Funzione Pubblica n. 2/2020 prevede che a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’amministrazione, la dipendente e il dipendente si rende disponibile a utilizzare propri dispostivi, garantendo in ogni caso adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete, secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole pubbliche amministrazioni.
6) Esistono forme di acquisto agevolato delle attrezzature per attivare il Lavoro Agile?
Allo scopo di agevolare l’applicazione del Lavoro Agile, il DL 2/03/20 n. 9 ha previsto misure normative volte a garantire, mediante CONSIP, l’acquisizione delle dotazioni informatiche necessarie alle PA. L’articolo 75 del D.L. ”Cura Italia” 17 marzo 2020, n. 18, tenuto conto che i termini e le procedure dei bandi per l’acquisto di attrezzature non possono essere rispettati, ridefinisce i rapporti tra Pubblica Amministrazione e fornitori di servizi tecnologici, evidenziando che le PA sono autorizzate, fino al 31 dicembre 2020, ad acquistare beni e servizi informatici, preferibilmente basati sul modello cloud SaaS (Software as a Service), mediante procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara, selezionando l’affidatario tra almeno quattro operatori economici, di cui almeno una «start-up innovativa» o un «piccola e media impresa innovativa» (art.25, D.L. 18/10/2012, n. 179).
7) Cosa fare se l’Amministrazione non è attrezzata per il Lavoro Agile?
La prestazione in lavoro agile può essere svolta con strumenti informatici del/lla dipendente, come precisato al quesito 5. Qualora però l’Amministrazione riscontrasse invece obiettivi impedimenti all’avvio del Lavoro Agile dovrà favorire la fruizione di periodo di congedo, delle ferie pregresse o di altri istituti analoghi.
8) E’ possibile destinare al Lavoro Agile i lavoratori/lavoratrici che prestano lavoro di supporto agli organi politici?
Con riferimento all’art. 3 della Direttiva della Funzione Pubblica n. 2/2020 possono essere destinati allo Smart Working tutti i lavoratori dipendenti, senza distinzione di categoria, di inquadramento e di tipologia di rapporto di lavoro. All’art. 87 del D.L. n. 18/2020 viene altresì precisato che le Pubbliche Amministrazioni devono limitare la presenza del personale negli uffici assicurando esclusivamente le attività indifferibili o che richiedano necessariamente la presenza sul luogo di lavoro, anche in ragione della gestione dell’emergenza.
9) Quale motivazione può adottare il Datore/Dirigente per giustificare la mancata autorizzazione alla richiesta di accesso allo Smart Working da parte di un dipendente?
Sino al termine del periodo emergenziale da COVID-19 il lavoro agile rappresenta la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa, per cui non occorre alcuna autorizzazione, ma un’attivazione semplificata come da procedura emergenziale, e un eventuale esclusione di una/un dipendente dovrebbe vertere su un’oggettiva impossibilità di ricorrervi, per esempio in quanto la mansione svolta dal/lla dipendente non lo consenta.
10) Ho provveduto a inviare il file excel con l'elenco dei dipendenti che svolgono Smart Working al Ministero del Lavoro ed ora mi trovo nella situazione, che mi sono pervenute altre domande di dipendenti, che vorrebbero svolgere lo smart Working, come posso ovviare?
Ai sensi dell’art. 87 del D.L. n. 18/2020 si ritiene che, diversamente dai datori di lavoro privati, in fase di emergenza da COVID-19, l’Amministrazione non sia tenuta a inviare il file excel con l’elenco degli smart worker, come da procedura indicata sul sito del Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali.
11) Il lavoro agile in questo periodo può essere chiesto per 5 giorni su 7 o vale la regola di un giorno a settimana?
Il quadro normativo inerente al lavoro agile non prevede alcun vincolo di un giorno a settimana. Il testo normativo di riferimento, la Legge n. 81/2017, dispone, infatti, che lo Smart Working venga attuato in parte all’esterno e in parte all’interno della sede di lavoro abituale - quindi in questo caso la sede dell’Amministrazione di riferimento - senza indicare alcun minimo o massimo di “giornate agili”, e ponendo solo un vincolo di alternanza tra giornate ordinarie e giornate smart. Ad ogni modo, attesa la fase emergenziale, è evidente che potrà attuarsi un’applicazione più ampia, considerato che il lavoro agile in modalità home working, debba essere privilegiato per le ragioni di contenimento dell’epidemia di cui alle disposizioni normative di urgenza.
12) L’amministrazione è tenuta a erogare il buono pasto in caso di prestazione in smart Working attivata in questo periodo di emergenza?
Non è previsto alcun obbligo di corresponsione del buono pasto per questo periodo di emergenza COVID-19, a meno che l’Amministrazione ne abbia espressamente previsto l’erogazione.
13) Una dipendente che al momento si trova in Italia vorrebbe raggiungere suo marito nei Paesi Bassi, continuando a usufruire dello smartworking d'emergenza da lì, almeno per le prossime due settimane. Dal punto di vista giuridico, sarebbe per lei possibile svolgere attività lavorativa in smartworking dall'estero?
Non vi è preclusione allo svolgimento della prestazione lavorativa in smart working in altro Paese dell'Unione Europa, e quindi all'applicazione delle relative disposizioni, fermo restando che alla luce del quadro normativo emergenziale attuale la lavoratrice sia in una condizione tale da poter raggiungere il coniuge nei Paesi Bassi, nonostante le limitazioni agli spostamenti.
14) Una volta che la PA ha raccolto le attività indifferibili, oltre a metterle insieme e tenerle agli atti, che obblighi ha?
Premesso che ciascuna PA è responsabile della gestione del proprio personale, individuando obbligatoriamente le attività indifferibili e strettamente funzionali alla gestione dell’emergenza, in ossequio a tale obbligo le stesse sono tenute, se pur con procedura semplificata, a indicare le modalità con cui le/i dipendenti dovranno rendere la prestazione lavorativa, in virtù di quanto indicato da ultimo nella circolare della Pubblica amministrazione del 1 aprile 2020, n.2
15) E' ancora possibile per le PA aderire e partecipare al progetto "Lavoro Agile per il futuro della PA"?
Le PA aderenti al progetto sono state selezionate con un avviso pubblico del 2017. Attualmente è possibile continuare a seguire i webinar, accedere a tutti quelli già realizzati, richiedere con un mail l’accesso all’area riservata del toolkit. Eventuali aggiornamenti verranno comunicati attraverso il sito web (www.amministrazionegile.it) e i social di progetto.
16) Mi sto trovando molto bene in lavoro agile, riesco fare assolutamente tutto quello che farei dall'ufficio e sono anche molto più produttiva. Il mio timore è che alla fine si debba tornare alla modalità normale. In un caso come il mio, in assenza di ragioni specifiche per un - anche parziale - diniego, che strumenti ho per ottenere il lavoro agile?
Alla luce del quadro normativo e dei provvedimenti in merito della Funzione Pubblica, la tendenza nella pubblica amministrazione sembra volta ad adottare lo smartworking come modalità ordinaria, anche al termine del periodo emergenziale. Tuttavia sarà la sua amministrazione a valutare e decidere forme e modalità per regolamentare il lavoro agile ordinario.
17) Buongiorno vi seguo ma non ho trovato nulla rispetto allo smart working per le educatrici nidi comunali. C'è una direttiva in merito? Grazie
Non c’è alcuna direttiva o circolare in merito. Di norma il lavoro di front delle educatrici dei nidi non è considerato remotizzabile. In questa fase, molte amministrazioni comunali hanno individuato forme di didattica a distanza per i bambini e di formazione in e-learning per le educatrici.
18) Cosa possono fare i dipendenti se l'Amministrazione pretende di farli rientrare in ufficio prima della fine del periodo di emergenza, disattendendo l'Art. 87 e quanto previsto dal DPCM del 26 Aprile?
L’art. 87 della D.L. n. 18/2020, convertito con modificazioni, dalla Legge n. 27/2020, prevede che il lavoro agile costituisca la modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa per tutto il periodo di emergenza, o fino a data antecedente stabilita con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta della Ministra della Pubblica Istruzione, quindi per ora fino al 31 luglio 2020. In virtù di ciò le amministrazioni sono tenute ad adottare misure volte all’introduzione ed estensione di tale modalità. Peraltro per alcune categorie (si veda ad esempio quanto disposto dall’art. 39 del “Cura Italia” per soggetti particolarmente vulnerabili) sussiste una vera e propria obbligatorietà in ragione del delicato profilo sanitario dei medesimi o di facenti parte del loro nucleo familiare, su cui peraltro c’è stata una primissima giurisprudenza.