Il change management è un approccio sistematico al cambiamento organizzativo che consente di affrontare le trasformazioni nelle modalità e nei processi di lavoro. L’obiettivo delle azioni di change management è fare in modo che il cambiamento sia efficace e comporti un beneficio per l’organizzazione e per le persone che la compongono. Si tratta di accompagnare le persone verso il cambiamento organizzativo con attività che permettano di comunicare la vision, strutturare una strategia di comunicazione, valutare e restituire i risultati.
In questo senso, il change management è una fase trasversale del processo che procede parallelamente, accompagna e sostiene gli altri step del percorso.
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Fiducia
Autonomia
Responsabilità
Che cos’è il change management?
Il change management è un approccio sistematico al cambiamento organizzativo che consente di affrontare le trasformazioni nelle modalità e nei processi di lavoro. Il suo obiettivo è quello di fare in modo che il cambiamento sia efficace e comporti un beneficio per l’organizzazione e le persone che la compongono, accompagnando le trasformazioni organizzative e procedurali e sostenendo le persone verso il cambiamento stesso.
In questo senso, una fase trasversale del processo che procede parallelamente, accompagna e sostiene gli altri step del percorso (check up, PL@, monitoraggio e valutazione).
Perché serve un Piano di Change Management per il Lavoro agile?
Il Lavoro agile richiede significative trasformazioni organizzative, in relazione sia ai processi di lavoro che agli aspetti connessi all’innovazione tecnologica. La diffusione di modalità di Lavoro agile nelle Pubbliche Amministrazioni può costituire una potente leva per innescare cambiamenti organizzativi verso modelli di lavoro moderni e centrati sull’efficienza e la qualità dei servizi.
Il processo di cambiamento organizzativo verso il Lavoro agile richiede al management la gestione di processi e strumenti complessi atti ad accompagnare l’organizzazione ed i suoi dipendenti verso una trasformazione procedurale e culturale all’interno dell’Amministrazione. La gestione del cambiamento richiede un approccio strutturato e multilivello, finalizzato alla definizione dei processi e dei sistemi di lavoro, delle strutture organizzative e gestionali, delle competenze professionali, dei processi informativi e tecnologici, della cultura organizzativa (valori, norme, pratiche), adottando un approccio di condivisione con i diversi stakeholder dell’organizzazione (management, dipendenti, organismi paritetici, sindacati), degli obiettivi e delle strategie adottate.
Come si realizza il processo di change management per il Lavoro agile?
Il processo di change management si realizza attraverso tre passaggi:
La comunicazione interna ed esterna rappresenta una leva strategica del change management.
Al fine di sostenere il processo di cambiamento organizzativo, già nella fase di analisi e progettazione operativa dell’intervento (check up e PL@), il management utilizzerà strumenti informativi e formativi volti a diffondere e condividere la nuova cultura del lavoro, a sviluppare nuove competenze manageriali e gestionali, funzionali al nuovo assetto organizzativo. In questa prospettiva sarà messa a punto una Mappa delle attività di Comunicazione, comprensiva della redazione di un Piano di Comunicazione che preveda:
Le attività di comunicazione rivolte:
dovranno prevedere:
Azione di informazione, sensibilizzazione e comunicazione attraverso workshop, seminari e documentazione on-line indirizzati sia all’interno della PA che all’esterno, in cui vengono definite le finalità, i benefici e le caratteristiche del Lavoro agile e descritti obiettivi e contenuti generali della sperimentazione prevista dalla Amministrazione. Questa metodologia di diffusione ha lo scopo di fornire informazioni sull’attività che verrà intrapresa e condividere con i dipendenti e i diversi stakeholder il cambiamento organizzativo.
Iniziative specifiche di comunicazione possono essere pianificate insieme all’avvio del processo di identificazione dei lavoratori e lavoratrici agili con lo scopo di dare informazioni sulle modalità concrete e specifiche con cui l’Amministrazione intende sperimentare il Lavoro agile e indicazioni su come aderire.
Durante la sperimentazione, al fine di valorizzare e condividere i processi di cambiamento organizzativi e gestionali e diffondere la nuova cultura del lavoro, il management rivolgendosi a tutti o a specifici target, potrà utilizzare vari strumenti informativi quali: incontri dedicati, workshop, seminari tecnico-divulgativi, azioni informative gestite tramite la rete intranet ecc. In questa fase possono essere pianificate anche iniziative speciali quali premi, concorsi interni e giornate dedicate, per contribuire alla diffusione del nuovo modello organizzativo e favorire confronto e scambi all’interno della stessa Amministrazione sul tema del Lavoro agile.
Il successo di un progetto di Lavoro agile è strettamente correlato alle finalità, agli obiettivi e ai contenuti della progettazione ed attivazione di interventi di formazione. Tali operazioni sono differenziate per tipologia di soggetti (dipendenti direttamente coinvolti, manager, dipendenti degli uffici coinvolti nel progetto). Il focus è sul processo di apprendimento organizzativo, sullo sviluppo di competenze e su una condivisione dei nuovi modelli valoriali e comportamentali. La formazione può essere realizzata tramite seminari, webinar, incontri tematici, ecc.
Al fine di garantire il cambiamento organizzativo, i percorsi formativi per i diversi target coinvolti affronteranno gli aspetti:
La restituzione dei risultati è una fase costitutiva del processo di change management che consente di informare su quanto è stato realizzato, coinvolgere i diversi stakeholder dell’organizzazione in un percorso di riflessione e riprogrammazione condivisa.
Questa implica l’analisi delle performance, della coerenza (rispetto al modello di vision ed agli obiettivi strategici definiti), della sostenibilità e la valutazione del grado di realizzazione del cambiamento organizzativo nei suoi aspetti quali-quantitativi (vedi area Monitoraggio e Valutazione). Tutto ciò richiede di evidenziare nodi critici e potenzialità.
La restituzione dei risultati può avvenire attraverso attività di comunicazione mediante l’organizzazione di seminari, diffusione di materiali cartacei o digitali quali video e animazioni.
Gli strumenti disponibili nell’area riservata Change Management:
