Check Up

3 Parole chiave per il check up

Analizzare

Comprendere

Sistematizzare

Linee-guida e strumenti per l’analisi organizzativa

Il check up è lo strumento che consente di avere una fotografia precisa dell’Amministrazione in un determinato momento e di pianificare un’innovazione organizzativa individuando gli obiettivi e le strategie più adeguate al contesto dell’Amministrazione.

Il check up, quindi, consente di ottenere un quadro della situazione di partenza dell’Amministrazione attraverso la raccolta e l’analisi di dati qualitativi e quantitativi su:

• caratteristiche, esigenze, bisogni, competenze del personale;
• cultura e clima organizzativo;
• capacità di apertura al cambiamento della struttura

Nella fase di check up è utile che l’Amministrazione svolga:

• Un’analisi quali-quantitativa del personale, comprendente informazioni sulle caratteristiche dei dipendenti, l’analisi dei fabbisogni in termini di conciliazione vita-lavoro e benessere organizzativo, tenendo in considerazione il genere, l’età, altre variabili socio-anagrafiche, l’inquadramento contrattuale, le aree professionali e i settori/uffici di appartenenza, le modalità operative/organizzative; ritmi di vita e lavoro congeniali (o meno) all’attivazione di un percorso di flessibilità; analisi dei prerequisiti per il lavoro agile (ad esempio competenze digitali e utilizzo degli strumenti ICT dentro e fuori l’organizzazione); analisi della motivazione a lavorare in modalità agile.

Ipotesi di informazioni e dati per l’analisi quali-quantitativa del personale

Indicazioni sugli impiegati dell’Amministrazione con dati disaggregati per genere ed età, inquadramento e livello contrattuale, suddivisione per Ufficio/Settore/Dipartimento.

Informazioni suddivise per genere sul personale con prestazione oraria ridotta, necessità afferenti alla sfera personale (congedi, invalidi, ecc.) e sulle assenze del personale.

Dati sulla mobilità dei dipendenti (mezzi di trasporto utilizzati, distanza casa-lavoro, ecc.).

Profili professionali dei dipendenti

• Un’analisi delle policy in essere o adottate in passato in termini di organizzazione del lavoro, pari opportunità e conciliazione vita-lavoro, privacy e sicurezza, utilizzo di ICT.

Esempio di informazioni per l’analisi delle policy

Politiche aziendali sul personale, in particolare sulla flessibilità e sulla conciliazione, e sulla privacy e accesso ai dati

Progetti su telelavoro o altre forme di flessibilità o conciliazione.

Informazioni sul benessere organizzativo (anche ricerche o progetti conclusi).

• Un’analisi organizzativa dell’Amministrazione, atta a raccogliere informazioni su organigramma e modello lavorativo adottato (ad esempio orario di lavoro, eventuali forme flessibili già adottate, ecc.); indagini sulle attività e sui processi (compreso prestazioni e interazioni richieste da ciascuna attività); individuazione delle culture organizzative intese come le effettive modalità e abitudini di lavoro che si stabiliscono all’interno dei gruppi.

Esempio di strumenti per l’analisi organizzativa

L’analisi organizzativa richiede la raccolta di diverse informazioni qualitative e si avvale spesso di strumenti quali interviste e focus group con management e dipendenti.

Per favorire la comprensione dell’organizzazione possono essere indagati valori espliciti ed impliciti dell’Amministrazione, modalità per la comunicazione interna e la creazione del consenso, processi di coinvolgimento del personale nella definizione degli obiettivi e della strategia dell’Amministrazione, procedure di valutazione degli obiettivi e dei processi di lavoro.

• Analisi della dotazione tecnologica e dell’organizzazione degli spazi. L’adozione di modalità di Lavoro agile è facilitata dalle possibilità offerte dalla tecnologia, sia in termini di strumenti che di processi. Sebbene, infatti, l’utilizzo di dispositivi e applicazioni informatiche non siano vincolanti per il Lavoro agile, è evidente che possono costituire un potente strumento per facilitare il lavoro da remoto.

Nella fase di check up, è utile indagare l’area tecnologica in relazione a diversi elementi, quali:

• il livello di digitalizzazione dei processi di lavoro;
• la dotazione tecnologica a disposizione dell’Amministrazione;
• le competenze digitali del personale e l’abitudine a lavorare con il supporto della tecnologia (es. condivisione di documenti, lavoro a distanza, ecc.).

Il Lavoro agile favorisce anche il ripensamento e l’organizzazione dei luoghi di lavoro verso approcci che valorizzino una loro condivisione e ottimizzazione. Nella fase di check up risulta quindi vantaggioso raccogliere informazioni su:

• presenze di spazi sottoutilizzati o sovraffollati;
• scelte logistiche dell’Amministrazione rispetto all’organizzazione di sedi e ambienti.

Gli strumenti disponibili nell’area riservata Check Up:

• Questionario Direzione del Personale
• Questionario Funzione Promotrice Lavoro Agile
• Questionario Lavoratori
• Questionario Management
• Metodologia Indice propensione al Lavoro Agile
• Indice Direzione del personale
• Indice Funzione Promotrice
• Indice Lavoratori
• Indice Management
• Profili Area Lavoratori
• Profili Area manager
• Profili Area Organizzazione