Fase preliminare

IL TOOLKIT per il Lavoro AgileIl toolkit proposto dal progetto “Lavoro agile per il futuro della PA” è pensato come una vera e propria cassetta di strumenti operativi necessari ad avviare la sperimentazione del lavoro agile nelle PA aderenti. Ha il duplice obiettivo di facilitare l’avvio delle sperimentazioni fornendo indicazioni operative ed omogeneizzare il processo e il percorso di introduzione del Lavoro agile nella pubblica amministrazione.Con il toolkit si intende offrire alle PA, in particolare ai responsabili della gestione delle Risorse Umane, linee guida e strumenti operativi per individuare soluzioni di tipo organizzativo, amministrativo e gestionale necessarie all’avvio del percorso sperimentale, e favorire il cambiamento della cultura organizzativa delle PA verso un nuovo modo di concepire il lavoro.

L’utilizzo di linee guida metodologiche, strumenti e documenti condivisi è stato pensato al fine di garantire omogeneità ai percorsi sperimentali delle PA, pur nel rispetto della specificità di ciascuna realtà organizzativa, in modo da rendere misurabili e confrontabili i risultati delle sperimentazioni e favorire lo scambio e il confronto tra le PA, costruendo una vera e propria comunità di pratiche e una rete stabile tra PA Agili.

Il toolkit comprende due livelli di utilizzo.

Il primo livello è pubblico e utilizzabile da tutte le PA che intendono informarsi e approfondire il tema del lavoro agile e le principali fasi e procedure da attivare per implementarlo.

Il secondo è riservato alle PA aderenti al progetto e prevede l’accesso a linee guida e strumenti per la realizzazione del Lavoro agile da utilizzare all’interno di un percorso di accompagnamento consulenziale (specifico per l’avvio della fase di sperimentazione e il supporto al monitoraggio e alla valutazione) caratterizzato dall’utilizzo, a partire dalla situazione di partenza di cascuna realtà organizzativa, degli strumenti più adeguati al superamento delle criticità presenti.

Nella definizione e progettazione del percorso consulenziale e degli strumenti messi a disposizione delle PA, il gruppo di lavoro del progetto ha adottato un approccio sperimentale volto all’innovazione organizzativa con l’obiettivo specifico di favorire un’apertura al cambiamento della cultura organizzativa e limitare l’atteggiamento burocratico/difensivo, a volte presente nella Pubblica Amministrazione.

I percorsi attivati e gli strumenti messi a punto vengono utilizzati dai consulenti e gruppi di lavoro interni alle PA coinvolte nel progetto e periodicamente confrontati con le PA mentor e il Tavolo Nazionale degli stakeholder del Lavoro agile. Nella fase conclusiva, verranno valutati i risultati ottenuti, i percorsi e i processi di cambiamento organizzativo attivati e gli strumenti utilizzati. Il Dipartimento per le Pari Opportunità metterà a disposizione delle PA tutto il materiale prodotto, testato e validato.

Contenuti dell’Area Pubblica

Nella sezione pubblica è disponibile la descrizione del processo logico e organizzativo attraverso cui sperimentare il Lavoro agile nella pubblica amministrazione. In quest’area vengono descritte quattro fasi che corrispondono ai diversi passaggi da realizzare all’interno dell’organizzazione per avviare e monitorare sperimentazioni di Lavoro agile. Viene descritto, pertanto, il processo da seguire e gli attori da coinvolgere.

Le 4 fasi possono procedere anche in parallelo, sebbene rispondano ad una sequenza logica e cronologica nella pianificazione e implementazione delle attività.

Nella Fase Preliminare viene illustrata la composizione di un Gruppo di Lavoro Interno alla PA che segua e governi il processo di sperimentazione e viene indicato come strutturare una preliminare attività di team building.

La sezione contiene poi la descrizione delle 4 fasi del processo di implementazione:

1. Check up. Un momento chiave di misurazione della maturità organizzativa delle PA partecipanti in base alla quale vengono attivati i successivi strumenti. L’obiettivo di questa fase è duplice: delineare le condizioni di partenza della sperimentazione, descrivendo ciascuna PA pilota dal punto di vista formale e reale, in termini di bisogni diffusi, esigenze emergenti, risorse presenti nel personale; avviare il processo di ascolto, comunicazione e sensibilizzazione interna grazie al coinvolgimento attivo dei protagonisti. L’analisi, che include strumenti desk e field, viene condotta approfondendo sia il punto di vista “aziendale-organizzativo” della PA, sia le aspirazioni dei lavoratori e delle lavoratrici attraverso strumenti quantitativi (survey) e qualitativi (focus group a campione).
2. Piano del lavoro @gile. L’ obiettivo è quello di regolare internamente il Lavoro agile coniugando le esigenze organizzative con quelle normative e procedendo alla stesura dei documenti necessari. Questa sezione contiene indicazioni su quali documenti sono necessari per avviare il Lavoro agile nella pubblica amministrazione.
3. Change management. La fase che descrive il processo di cambiamento organizzativo verso il Lavoro agile. Richiede la gestione di processi e strumenti complessi atti ad accompagnare l’organizzazione ed i suoi dipendenti verso una trasformazione gestionale e culturale della Amministrazione. La gestione del cambiamento necessita un approccio strutturato e multilivello, finalizzato al management dei processi e sistemi di lavoro, delle strutture organizzative e gestionali, delle competenze professionali, dei processi informativi e tecnologici, della cultura organizzativa (valori, norme, pratiche), applicando un approccio di condivisione con i differenti stakeholder dell’organizzazione (management, dipendenti, sindacati, organismi interni), degli obiettivi e delle strategie adottate. Questa fase ha dunque l’obiettivo di accompagnare l’Amministrazione durante tutto il percorso della sperimentazione, con particolare riferimento al supporto del personale dipendente e dei dirigenti coinvolti nella sperimentazione. Il percorso si articola in azioni informative e di sensibilizzazione e in azioni formative.

Monitoraggio. La sezione delinea il percorso da implementare per accompagnare la sperimentazione raccogliendo le informazioni rilevanti ai fini della valutazione dell’impatto. Viene descritta l’opportunità di predisporre ed utilizzare un sistema di monitoraggio personalizzato attraverso strumenti utili alla raccolta dei dati sui diversi target: lavoratori, responsabili, colleghi, stakeholder.

Contenuti dell’Area Riservata

In questa sezione, a cui possono accedere le PA aderenti al progetto, sono contenuti gli strumenti operativi per la realizzazione delle diverse fasi di implementazione del Lavoro agile. In alcuni casi, il toolkit prevede strumenti interattivi come questionari online compilabili attraverso la piattaforma SurveyMonkey.

L’Area Riservata è suddivisa in 4 sezioni corrispondenti ai 4 blocchi logici delle fasi di implementazione.

Nella sezione Check up sono contenuti gli strumenti per la realizzazione dell’analisi organizzativa; dal Piano del lavoro @gile è possibile scaricare indicazioni utili alla stesura dei principali documenti che compongono la policy interna per l’implementazione del Lavoro agile; nella sezione Change Management sono presenti linee guida e schede operative relative agli strumenti volti a pianificare e realizzare processi di cambiamento organizzativo (comunicazione interna, sensibilizzazione, informazione, formazione); in Monitoraggio e Valutazione vengono evidenziati gli strumenti operativi (survey, tracce per focus group, schede KPI) per accompagnare e monitorare la sperimentazione.