Monitoraggio

3 Parole chiave per il monitoraggio e la valutazione

Impatto

Efficacia

Efficienza

Che cosa sono il monitoraggio e la valutazione del lavoro agile?

Il monitoraggio è finalizzato a osservare, archiviare, controllare e gestire gli elementi che caratterizzano un intervento. L’insieme delle informazioni e dei dati vengono raccolti sulla base di un sistema composto da indicatori preventivamente definiti che consentono in itinere ed ex-post di valutare se e come l’intervento ha avuto impatti positivi o negativi, quali sono stati gli elementi che hanno generato tali effetti, quali punti di forza e debolezza e quali opportunità. Obiettivo del monitoraggio e della valutazione è di capire se le scelte strategiche effettuate in fase di progettazione, le modalità adottate per la realizzazione e i risultati ottenuti al termine di un intervento sono coerenti con i bisogni individuati, gli obiettivi definiti e le risorse umane e finanziarie preventivate.

Il monitoraggio e la valutazione servono quindi per comprendere se le trasformazioni affrontate da un’organizzazione siano effettivamente coerenti con gli obiettivi iniziali e le aspettative di miglioramento.

Il monitoraggio e la valutazione devono essere impostati dall’avvio dell’intervento al fine di raccogliere, sin dalle prime fasi di avvio, tutte le informazioni necessarie a comprendere i cambiamenti nel tempo.

Perché serve un Piano di Monitoraggio e Valutazione per il Lavoro agile?

Nel percorso di sperimentazione di un intervento di Lavoro agile le diverse trasformazioni organizzative, tecnologiche e culturali producono dati e informazioni che vanno raccolti e sistematizzati. Ciò vale ancora di più nella PA dove, ad un principio di efficacia e di efficienza nel governo e nella erogazione dei servizi al cittadino, si aggiunge anche quello di trasparenza. La diffusione e la visibilità dei risultati di una sperimentazione di Lavoro agile vanno condivise non solo con altre PA ma anche con i cittadini/utenti dei servizi che la PA eroga.

Serve pertanto un Piano di monitoraggio per:

• controllare se il Lavoro agile abbia effettivamente migliorato o peggiorato la qualità della vita dei dipendenti pubblici, l’efficienza interna della PA e il suo clima organizzativo;
• capire se le scelte effettuate dalle PA abbiano migliorato la qualità dei servizi erogati.

Come si implementano il monitoraggio e la valutazione per il Lavoro agile?

L’implementazione del processo di monitoraggio e valutazione si sviluppa attraverso quattro passaggi:

• Individuazione di target e degli obiettivi;
• definizione di ambiti di analisi;
• identificazione di metodologie e di strumenti operativi;
• elaborazione di report periodici.

1. Individuazione del target e degli obiettivi

L’attuazione di interventi di Lavoro Agile è il risultato di una logica di vantaggi reciproci tra i protagonisti coinvolti in obiettivi:

1. dell’organizzazione, che dovrebbero coincidere con le finalità di performance organizzativa e professionale della dirigenza.
2. di lavoratori e lavoratrici che utilizzano il Lavoro agile per perseguire interessi differenziati (risparmio dei tempi di spostamento casa-lavoro, migliori prestazioni lavorative, conciliazione lavoro-famiglia, maggior tempo libero, ecc.
3. strategici di una PA che con il Lavoro agile intende migliorare la qualità nell’erogazione dei servizi al cittadino e adeguarsi alle sfide tecnologiche;
4. macro dei policy makers i quali vedono nel Lavoro agile una leva per ridurre gli elevati costi ambientali della mobilità ed un incentivo alla dinamizzazione ed innovazione di processo e prodotto nella pubblica amministrazione.

2. Definizione degli ambiti di analisi

Agli ambiti di analisi riguardano i lavoratori e le lavoratrici, le organizzazioni e i servizi erogati, l’ambiente, va aggiunto un ambito riguardante l’implementazione del Lavoro agile che attiene al processo di trasformazione.

Per quanto riguarda i lavoratori saranno prese in considerazione:

• produttività;
• tempi di percorrenza tra casa e lavoro;
• i costi del trasporto;
• percezione di qualità/efficacia/soddisfazione;
• conciliazione tra vita professionale e personale;
• costi di trasporto;

Sull’amministrazione verranno valutati:

• produttività;
• digitalizzazione;
• clima interno;
• risparmio dei costi di funzionamento.

Per quanto concerne gli indicatori, questi riguarderanno la performance dei servizi.

Sull’ambiente occorrerà individuare un sistema di stima di riduzione dell’inquinamento.

Per ciò che attiene alla sperimentazione del Lavoro agile, gli ambiti di osservazione saranno:

• regolamentazione;
• attività di controllo;
• strumentazione informatica;
• sistemi di sicurezza e privacy;
• gestione dei lavoratori e delle lavoratrici inseriti e non nella sperimentazione di Lavoro agile.

3. Identificazione delle metodologie e degli strumenti operativi

La metodologia comprende tecniche di analisi qualitativa e quantitativa. La Figura 1 evidenzia gli strumenti suggeriti.

Figura 1 Metodi e strumenti per il monitoraggio e la valutazione

Gli strumenti disponibili nell’area riservata:

• Scheda per il calcolo degli indicatori
• Bozza agenda focus group
• Guida focus group impatto Servizi
• Guida interviste impatto Servizi
• Guida focus group impatto Lavoratori
• Questionario monitoraggio Lavoratori
• Questionario monitoraggio Manager
• Report aggregato