Il toolkit proposto dal progetto “Lavoro agile per il futuro della PA” è pensato come una vera e propria cassetta degli attrezzi e degli strumenti operativi necessari ad avviare la sperimentazione del lavoro agile nelle PA aderenti, con il duplice obiettivo di facilitare l’avvio delle sperimentazioni fornendo indicazioni operative e di omogeneizzare il processo e il percorso di introduzione del Lavoro agile nella pubblica amministrazione.
Con il toolkit si intende offrire alle PA, in particolare ai responsabili della gestione delle Risorse Umane, che hannno la responsabilità di gestire il cambiamento, linee guida e strumenti operativi per individuare soluzioni di tipo organizzativo, amministrativo e gestionale necessarie all’avvio del percorso sperimentale e linee guida e strumenti di accompagnamento (formativo, tecnologico e organizzativo) per favorire il cambiamento della cultura organizzativa delle PA verso un nuovo modo di concepire il lavoro.
L’utilizzo di linee guida metodologiche, di strumenti e documenti condivisi è stato pensato per garantire omogeneità ai percorsi sperimentali dele PA, pur nel rispetto della specidficità di ciascuna realtà organizzativa, in modo da rendere misurabili e confrontabili i risultati delle sperimentazioni e favorire lo scambio e il confronto tra le PA, costruendo una vera e propria comunità di pratiche e una rete stabile tra PA Agili .
Il toolkit è una cassetta degli attrezzi per l’implementazione del lavoro agile pensata ad uso della direzione Risorse Umane delle PA, che prevede due livelli di utilizzo.
Il primo livello è pubblico e utilizzabile da tutte le PA che intendono informarsi e approfondire il tema del lavoro agile e le principali fasi e procedure da attivare per implementarlo nell’organizzazione;
Il secondo livello è riservato alle PA aderenti progetto e prevede l’accesso a linee guida e strumenti per la realizzazione del Lavoro agile da utilizzare all’interno di un percorso di accompagnamento consulenziale specifico per l’avvio della fase di sperimentazione e per il supporto al monitoraggio e alla valutazione, che prevede l’utilizzo, a partire dalla situazione di partenza di cascuna realtà organizzativa, degli strumenti più adeguati al superamento delle criticità presenti.
Nella definizione e progettazione del percorso consulenziale e degli strumenti messi a disposizione delle PA, il gruppo di lavoro di progetto ha adottato un approccio sperimentale volto all’innovazione organizzzativa con l’obiettivo specifico di favorire, nelle PA, un’apetura al cambiamento della cultura organizzativa e limitare l’atteggiamento burocratico/difensivo, a volte presente nella Pubblica Amministrazione .
Per questo, il toolkit e gli strumenti messi a disposizione delle PA aderenti hanno un carattere sperimentale: i percorsi attivati e gli strumenti messi a punto saranno utilizzati dai consulenti e dai gruppi di lavoro interni alle PA coinvolte nel progetto. Nella fase conclusiva del progetto, in cui verranno valutati i risultati ottenuti, i percorsi e i processi di cambiamento organizzativo attivati e gli strumenti utilizzati, tutto il materiale prodotto, testato e validato verrà messo a disposizione di tutte le PA interessate dal Dipartimento per le Pari Opportunità.
Contenuti dell’Area Pubblica
Nella sezione pubblica è disponibile la descrizione del processo logico e organizzativo attraverso cui sperimentare il lavoro agile nella pubblica amministrazione. In quest’area vengono descritte le quattro fasi in cui è articolato il percorso, che corrispondono ai diversi passaggi da realizzare all’interno dell’organizzazione per avviare e monitorare sperimentazioni di lavoro agile. Viene descritto il processo da seguire e gli attori da coinvolgere.
Il processo prevede 4 fasi, che possono procedere anche parzialmente in parallelo, sebbene rispondano ad una sequenza logica e cronologica nella pianificazione e implementazione delle attività.
L’Area Pubblica contiene la descrizione di una Fase Preliminare in cui si spiega come deve essere costituito un Gruppo di Lavoro Interno alla PA che segua e governi il processo di sperimentazione e come strutturare una preliminare attività di team building.
La sezione contiene poi la descrizione delle 4 fasi del processo di implementazione.
La fase di Check up costituisce un momento chiave di misurazione della maturità organizzativa delle PA partecipanti in base alla quale vengono attivati i successivi strumenti. L’obiettivo di questa fase è duplice: da un lato delineare le condizioni di partenza della sperimentazione, descrivendo ciascuna PA pilota dal punto di vista formale e reale, in termini di bisogni diffusi, esigenze emergenti, risorse presenti nel personale, dall’altro avviare il processo di ascolto, comunicazione e sensibilizzazione interna grazie al coinvolgimento attivo dei protagonisti. L’analisi, che include strumenti desk e field viene condotta andando ad approfondire sia il punto di vista “aziendale-organizzativo” della PA, che i desiderata dei lavoratori e delle lavoratrici attraverso strumenti sia quantitativi (survey) che qualitativi (focus group a campione).
La fase Piano del lavoro @gile ha l’obiettivo di regolare internamente il Lavoro Agile coniugando le esigenze organizzative con quelle normative e procedendo alla stesura dei documenti necessari. Questa sezione contiene indicazioni su quali documenti sono necessari per avviare il lavoro agile nella pubblica amministrazione.
La fase di Change Managment descrive il processo di cambiamento organizzativo verso il lavoro agile, che richiede al management la gestione di processi e strumenti complessi atti ad accompagnare l’organizzazione ed i suoi dipendenti verso una trasformazione gestionale e culturale della Amministrazione. La gestione del cambiamento necessita un approccio strutturato e multilivello, finalizzato alla gestione dei processi e dei sistemi di lavoro, delle strutture organizzative e gestionali, delle competenze professionali, dei processi informativi e tecnologici, della cultura organizzativa (valori, norme, pratiche), utilizzando un approccio di condivisione, con i diversi stakeholder dell’organizzazione (management, dipendenti, sindacati, organismi interni), degli obiettivi e delle strategie adottate. Questa fase ha dunque l’obiettivo di accompagnare l’Amministrazione durante tutto il percorso della sperimentazione, con particolare riferimento al supporto del personale dipendente e dei dirigenti coinvolti nella sperimentazione. Il percorso si articola in azioni informative e di sensibilizzazione e in azioni formative.
La fase Monitoraggio descrive il percorso da implementare per accompagnare la sperimentazione, raccogliendo le informazioni rilevanti ai fini della valutazione dell’impatto. Nella sezione, viene descritta l’opportunità di predisporre ed utilizzare un sistema di monitoraggio personalizzato attraverso strumenti utili alla raccolta dei dati sui diversi target: lavoratori, responsabili, colleghi, stakeholder.
Contenuti dell’Area Riservata
In questa sezione, a cui possono accedere le PA aderenti al progetto, sonocontenuti gli strumenti operativi per la realizzazione delle diverse fasi di implementazione del lavoro agile. In alcuni casi, il toolkit prevede strumenti interattivi come questionari online compilabili attraverso la piattaforma SurveyMonkey.
L’Area Riservata è suddivisa in 4 sezioni, corrispondenti ai 4 blocchi logici delle fasi di implementazione.
Nella sezione Check up sono contenuti gli strumenti per la realizzazione dell’analisi organizzativa.
Nella sezione Piano del lavoro @gile, è possibile scaricare indicazioni operative per la stesura dei principali documenti che compongono la policy interna per l’implementazione del lavoro agile.
Nella sezione Change Management sono contenute linee guida e schede operative relative agli strumenti utili a pianificare e realizzare processi di cambiamento organizzativo (comunicazione interna, sensibilizzazione, informazione, formazione).
Nella sezione Monitoraggio e Valutaizone, l’area riservata contiene gli strumenti operativi (survey, tracce per focus group, schede KPI) per accompagnare e monitorare la sperimentazione.
